In questa pagina pubblichiamo le risposte alle domande più frequenti.
L'obiettivo è quello di fornirVi una informazione tempestiva e farVi risparmiare tempo prezioso.
Se tra il materiale presentato non doveste trovare ciò che Vi interessa, inviateci le Vostre richieste, alle quali risponderemo in breve tempo.
Anagrafica
E’ possibile definire più Admin?
Sì: non esiste un numero massimo di Admin.
E' possibile definire tanti Admin quanti ne necessitano: il software non pone limiti i numero, ma si raccomanda l'accortezza di definire il minor numero di amministratori possibile per ragioni di riservatezza delle informazioni. Tutti gli accessi al sistema possono essere tracciati e quindi, anche in presenza di più Admin è possibile risalire a che ha implementato o modificato il sistema nel tempo.
La qualifica di Admin e' definito in Anagrafica, indifferentemente dall'organigramma aziendale, di cui può fare parte o meno. In tal senso, un Admin può anche essere un esterno all’organizzazione.
Organigramma
Requisiti tecnici per la visualizzazione dell’organigramma
I pc client devono aver installato Adobe Flash Player per la visualizzazione nel browser.
L’oggetto flash player deve poter avere accesso al web-service posto all’indirizzo:
http:// (applicazione keyrules cliente)/WebServices/WSOrganigramma.asmx
Keyrules: http://nomeazienda.keyrules.com
Servizio web: http://nomeazienda.keyrules.com/WebServices/WSOrganigramma.asmx
Nb. il client web richiama direttamente anche un ulteriore servizio di supporto al glossario all’indirizzo
http:// (applicazione keyrules cliente)/WebServices/WSLib.asmx
Per effettuare il download della versione piu' recente di
Adobe Flash Player clicca
qui.
E’ possibile stampare l’organigramma in orizzontale?
Sì: e’ sufficiente impostare il formato pagina nelle proprietà della stampante.
Procedure
Come si deve gestire una procedura da assegnare a più nodi dell'organigramma e che richiede esecuzione in momenti diversi?
Si crea una procedura con più protocolli operativi.
Nell'albero delle procedure creare la procedura con il testo generale indirizzato a tutti i soggetti. Impostare "mai" come frequenza di esecuzione: il sistema richiederà la sola presa visione a tutti gli assegnatari.
Posizionarsi sull'albero selezionando la procedura, cliccando il tasto destro del mouse appare il menu contestuale: selezionare crea nuova procedura al fine si creare una procedura sotto la precedente.
Inserire il primo protocollo operativo da assegnare al nodo di competenza e scadenzare l'esecuzione secondo richiesta. Procedere allo stesso modo per i diversi protocolli operativi.
Il sistema richiederà presa visione del testo generico a tutti gli assegnatari e richiedera' presa visioone ed esecuzione ricorrente del protocollo operativi ai relativi assegnatari.
Come vengono gestiti i files allegati?
Tutti i files allegati in KeyRules sono archiviati su Database SQL SERVER in formato BINARIO e protetti.KeyRules consente l’ accesso agli allegati ai soli utenti autenticati e autorizzati alla consultazione.
Cosa succede se allego un file Formato Excel?
Tutti gli allegati vengono archiviati con identiche modalità. Il client, in base all’estensione del file allegato, associare l’applicazione relativa (es. .xls excel, .doc word, etc)
Le eventuali modifiche apportate al file diventano effettive dopo averlo ricaricato su keyrules (upload)
Come funzionano i link a documenti esterni a KeyRules?
Keyrules gestisce anche i link esterni. Si raccomanda l’accortezza di verificare che documenti linkati siano effettivamente accessibili agli utenti che ne fanno richiesta.
Ad esempio è possibile linkare un documento interno presente su un server protetto, tenendo in considerazione che quest’ultimo non potrà essere disponibile all’esterno della intranet (se non con particolari accorgimenti non di competenza di keyrules).
Dalla versione 1.09 è stata inserita la speciale funzione di creazione link nell'
editor di procedura, identificabile con il simbolo
Da quale maschera l’amministratore può verificare la validità di una procedura?
Nella pagina delle proprietà di procedura è evidenziata la data di scadenza revisione.
E’ prevista una pagina di supporto ai revisori (Procedure->Revisioni->Di mia competenza) che evidenzia immediatamente lo stato di tutte le procedure di loro competenza
Come si sospende una procedura?
Sospendere una procedura significa interrompere l'invio di richieste di esecuzione e/o presa visione verso gli utenti essegnatari.
La funzione consente di sospendere l’attività di messaggistica e di interazione legata alla procedura.
La sospensione dei messaggi è necessaria nel caso in cui si desidera
eliminare la procedura .
Quando una procedura viene sospesa, è necessario effettuare il
rilascio di una nuova versione per riattivare la procedura.
Non è possibile rilasciare più volte la stessa versione di procedura.
Attenzione: dopo la sospensione di una procedura il sistema non genera più richieste di esecuzione. Tuttavia se, al momento della sospensione/eliminazione esistono richieste di attività inevase (attività in pending), esse continueranno ad essere richieste.
Per sospendere anche le richieste pregresse già generate dal sistema ma non ancora evase dagli utenti è necessario utilizzare la funzione "reset attività in corso" .
Viste
E’ possibile spostare una procedura da una vista ad una vista differente?
E’ possibile spostarla eliminando la procedura dalla vista corrente e inserendola nella nuova vista.
Nota bene: l'inserimento di una procedura in una nuova vista rende necessarie nuove assegnazioni ai nodi dell'organigramma. Le assegnazioni infatti si applicano alle viste e mai direttamente alle procedure.
Mail
Le email generate da KeyRules sono compatibili con il mio programma di posta elettronica?
SI: KeyRules genera i messaggi email nel formato standard html (in conformità al template deciso dal cliente).
A livello di sistema è consigliabile inserire il dominio di keyrules (per esempio: nomeazienda.keyrules.com) tra i domini attendibili, al fine di poter ricevere automaticamente le immagini dal server senza l’esplicita autorizzazione degli utenti sul client di posta elettronica.
(ad esempio Outlook blocca le immagini per default e notifica “le immagini sono state bloccate,se vuoi visualizzare le immagini clicca qui”)
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