Per
procedura informativa si intende una procedura che non richiede esecuzione periodica, ma richiede la
conferma di presa visione del testo divulgato.
Per creare una procedura informativa, l'Admin dovrà seguire i semplici passi:
Titolo >>
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Testo >>
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Assegnazione Ruoli >>
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Proprietà>>
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Rilascio
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Alla schermata rappresentata nella figura sottostante dovrà:
1) Indicare il
titolo della procedura nella sezione indicata con il bordo rosso.
Il titolo della procedura apparirà nel testo delle email generate dal sistema e indirizzate agli utenti assegnatari.
2) Selezionare l'opzione:
procedura informativa
Cliccare il tasto "Avanti" .
Inserimento testo di procedura
Il testo della procedura è il testo divulgato agli utenti. il sistema richiederà ai destinatari la conferma di
presa visione di quanto contenuto in esso.
Il testo di procedura verrà visualizzato, in formato html (pagina web) , dagli utenti destinatari dopo aver effettuato l'accesso al sistema (login). Il testo della procedura non viene riportato nel corpo delle email generate dal sistema.
E' possibile inserire testi html, formattarli con l'editor di procedura oppure effettuare copa & incolla dai più diffusi formati di testo elettronico.
Per ulteriori dettagli sulle funzionalità di editor di procedura si rimanda alla sezione "
L'editor di procedura"
Assegnazione Ruoli
Pianificazione e approvazione (solo per versione Enterprise)
Questa sezione identifica i ruoli coinvolti nel processo di approvazione della procedura antecedente il rilascio.
I ruoli coinvolti nella pianificazione delle procedure sono:
•
Admin: inserisce la bozza a sistema, indica il revisore, effettua le assegnazioni agli esecutori;
•
Revisore: modifica testi, proprietà, è l'owner della procedura in fase di pianificazione;
•
Responsabile di Verifica: responsabile di nodo dell'organigramma (
pre-definito in fase di configurazione del sistema), dà l'ok su testi proprietà e assegnazioni;
•
Responsabile di Validazione: è responsabile di nodo dell'organigramma (
pre-definito in fase di configurazione del sistema), dà l'ok finale per pubblicazione (diffusione via email il giorno successivo)
La gestione dei
moduli di approvazione fornisce un metodo per gestire il processo di approvazione di una procedura / protocollo operativo prima del suo rilascio (e relativa diffusione) e per definire le diverse figure coinvolte del processo di approvazione, che possono variare in funzione della procedura (es. Amministrazione, Qualità, Compliance 231 ..)
I moduli selezionabili sono pre-caricati in configurazione del software e la creazione di ulteriori moduli non è consentita. Per creare/eliminare/modificare moduli di approvazione conttattare The Keyrules Company srl.
Assegnazione a utenti destinatari
La fase di esecuzione coinvolge gli utenti incaricati della presa visione e della procedura.
Si ricorda che le procedure di tipo informativo richiedono la presa visione e non la periodica esecuzione, per cui
non prevedono processi di controllo automatici via e-mail
.
Il controllo delle prese visioni è sempre disponibile nella sezione reporting.
Proprietà
Rilascio
A questo punto la bozza è completata ed e' possibile procedere al rilascio.
Per rilascio si intende la pubblicazione e divulgazione agli utenti destinatari.
La scheda di procedura riepiloga testi, ruoli e proprietà.
In funzione del tipo di configurazione in utilizzo (Base o Enterprise) il rilascio della procedura seguirà differenti flussi.
- Versione BASE:
se l'admin è anche il revisore della procedura non sono richieste ulteriori autorizzazioni.
- Versione Enterprise:
viene avviato il flusso di approvazione definito dal modulo di approvazione.